混乱を回避するために必要な準備とは！？
1. はじめに
2023年10月のインボイス制度施行まで1年を切り、巷では個人事業主等の税負担増加に関する話題を耳にする機会が増えてきていると感じています。個人事業主等の税負担増加も重大な影響ではありますが、私は、公認会計士として様々な企業の経理処理プロセスを見てきた経験上、経理処理プロセスへの影響も甚大なものであり、インボイス制度施行後の経理処理に向けて、入念な事前準備が必要と考えています。
そこで、本記事では、インボイス制度施行後における仕入・経費等の経理処理に関して想定される混乱の内容について、具体例をあげて解説するとともに、混乱を回避するためにインボイス制度開始前に実施するべき準備の内容を解説します。
目次
2. インボイス制度の概要
本記事では、インボイス制度施行後の経理処理の混乱とそれを回避するために必要な準備の解説に焦点を当てるため、インボイス制度自体の解説は別の記事（何が変わる？インボイス制度の概要）に譲り、ここでは最低限の内容に絞ってインボイス制度の概要を記載します。
【インボイス制度とは】
2023年10月以降、適格請求書発行事業者として国税庁に登録を実施した事業者（以下「インボイス登録事業者」）とそれ以外の事業者に、全ての事業者が区分されます。
消費税の納税額算出にあたって、売上代金とともに受取った消費税額から差引くこと（以下「仕入税額控除」）ができる仕入・経費等に係る支払消費税は、インボイス登録事業者に支払った消費税に制限されます（本則課税の場合）。
【インボイスとは】
適格請求書発行事業者登録番号（以下「インボイス番号」）など所定の事項（以下「インボイス記載事項」）が掲載された書類が適格請求書に該当し、一般的に適格請求書のことをインボイスと呼んでいます。
インボイスは請求書に限らず、領収書の場合もあれば、その他の書類がインボイスに該当することもあります。
3. インボイス制度による経理処理の複雑化
インボイス制度によって、全ての事業者がインボイス登録事業者とそれ以外の事業者に区分されます。それに伴い、仕入・経費等の経理処理にあたっては、各仕入・経費等の支払いが、インボイス登録事業者とそれ以外の事業者どちらに対する支払なのかを把握したうえで、両者を分けて経理処理する必要があることから、経理処理が複雑化します。
通常、多くの経理処理は経理部が実施することから、一見、インボイス制度に伴う経理処理複雑化の影響は経理部に限定されると思われがちですが、その影響は経理部だけに留まるものではありません。
例えば、立替経費精算については、通常、各従業員が立替経費に係る情報を経費精算システム等に登録すること、又、会社によっては営業部門の管理部等が仕入・経費等の経理処理を担っていることもあること等からして、経理処理複雑化の影響は、会社全体に広く及ぶことが想定されます。
4. 経理処理複雑化の根本原因
前述の通り、インボイス制度施行後は、各仕入・経費等の支払いがインボイス登録事業者とそれ以外の事業者どちらに対する支払なのかを把握したうえで経理処理を行う必要があります。
仮に、インボイス制度施行前に取引先のインボイス登録状況等の確認を実施していない場合には、インボイス制度施行後に請求書等を受領してみて初めて、インボイス登録事業者かどうかが判明します。つまり、支払先の登録番号を事前に把握していない場合、請求書等を受領してからでないと、消費税に関するあるべき経理処理が分からないということです。
このように、インボイス制度施行に伴いあるべき経理処理の予測がつかなくなってしまうことが、仕入・経費等の経理処理複雑化の根本原因であり、インボイス制度施行後に全社的に混乱が生じるリスクの原因になります。
5. 仕入・経費等の経理処理に関する混乱の具体例
インボイス制度施行前に取引先のインボイス登録状況等の確認を適切に実施していない場合、例えば、以下のような混乱が生じることが想定されます。
(1) 請求書等を受領するまで費用仕訳を計上できない（仕訳が固まらない）ことによる混乱
インボイス制度施行前は、各仕入・経費等の支払いがインボイス登録事業者に対するものかどうかを確認する必要が無かったことから、請求書等を受領する前であっても正しく費用仕訳を計上することが出来ました。実際の経理実務として、契約金額や発注金額に基づき、又は、納品書など取引の都度受領する書類に記載される取引金額に基づいて、請求書等を受領する前段階で費用仕訳の計上を済ませているケースも多く存在しています。
インボイス制度施行前に予め取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認していない会社において、上記のような経理実務を実施している場合（取引の都度受領する納品書等からもインボイス登録事業者かどうかが判別できない場合）、請求書等を受領したうえでインボイス番号の有無を確認するまで、あるべき消費税の処理が分からず、費用仕訳を計上できない（仕訳が固まらない）ことが想定されます。
仮にこのような事象が多数の取引先との間で発生した場合、経理処理の遅延や経理処理の更新漏れ等のミスによる混乱が発生することが想定されます。
(2) 取引先側のインボイス発行誤り等による混乱
インボイス登録事業者には、適切なインボイスを交付する義務が課されていること、又、得意先に迷惑をかけてしまうことが無きよう、通常は買手側から特段の要求をせずとも、インボイス記載事項が適切に掲載された請求書・領収書等が発行されるはずです。
しかし、特にインボイス制度施行直後においては、人為的なミスやシステム的なエラー等が原因で、インボイス番号の記載が漏れた請求書や（インボイス登録日と取引日との前後関係からして）インボイス番号を記載してはならない請求書等にインボイス番号が記載されて発行されるケースが想定されます。
記載要件を満たさないインボイスの場合には、仕入税額控除の対象とならない可能性があります。また、インボイス制度施行前に予め取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認していない会社において、上記の事象が発生した場合、誤った請求書等に基づき経理処理を行う結果、自社の経理処理が誤っていることになり、取引先への事実関係の問合せや経理処理修正にあたって混乱が発生することが想定されます。
(3) 経理処理プロセスの追加／変更による混乱
インボイス制度施行前に予め取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認していない場合には、受領した請求書等を目で見てインボイス番号の掲載有無を確認することによって、取引先がインボイス登録事業者かどうかを判別することになり、経理処理手順が追加されます。
膨大な取引件数がある会社においては、経理処理のタイミングで目視確認を行い、インボイス登録事業者かどうかの判別を行うことの負荷は非常に大きいはずであり、経理工数の増加や人的ミスによる混乱が発生することが想定されます。
また、仕入・経費等の内容によっては、従前の経理処理プロセスにおいては、必ずしも全ての請求書等を経理担当者が回収していない経理実務も多く存在します（毎月定額の口座引落しやクレカ決済による取引や、そもそも請求書が発行されない取引もあります）。
インボイス制度施行前に予め取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認していない会社において、上記のように経理担当者が請求書等を回収していない経理実務が行われている場合には、請求書等を目で見てインボイス番号の掲載有無を確認することができないため、経理処理プロセスの変更が必要になります。
経理処理プロセスの変更にあたっては、事前に入念な準備を実施する必要があり、それを怠った場合には、経理処理の遅延や社内コミュニケーションの増加による混乱が発生することが想定されます。
(4) 経理部としての対応方針が定まっていないことによる混乱
インボイス制度施行前に予め取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認していない会社において、取引先からインボイス番号の記載が無い請求書等を受領した場合、インボイス番号の記載が無いことが正しいのか、それとも、何らかの原因によってインボイス番号の記載が漏れてしまったのか判断がつかず、気持ちの悪い状態に陥ることがあると考えられます。 例えば、取引先が大手上場企業のグループ会社だからインボイス登録事業者であると予想していたものの、受領した請求書等にはインボイス番号の記載が無かったといったケースです。
このような場合において、インボイス番号の記載が無いのだからインボイス登録事業者ではないと割り切って経理処理を行うのか、念の為、取引先に照会することとするか、経理部としての方針を決めておく必要があると考えられます。 そのような方針を定めていない場合には、経理担当者としてどのような対応をとるべきか分からず、混乱が生じることが考えられます。
6. 取引先のインボイス登録状況を予め確認することによって混乱を回避できる
インボイス制度施行後における仕入・経費等の経理処理を混乱なく円滑に進めるためには、取引先のインボイス登録状況を予め確認し、その確認結果を取引先マスタへの反映や取引先一覧の形によって、全ての経理関係者に共有しておくことが非常に重要です。
上記の対応を実施することによって、「仕入・経費等の経理処理に関する混乱の具体例」で示した事態は何れも回避することが可能です。
取引先のインボイス登録状況を確認する方法として、国税庁が適格請求書発行事業者公表サイトにて、インボイス登録事業者の名称等を公表していますが、当該サイトにて取引先のインボイス登録状況を確認するためには取引先の法人番号を入力する必要があります。
但し、私の経験上、取引先の法人番号を網羅的に把握していることは稀であること等からして、適格請求書発行事業者公表サイトにて、取引先のインボイス登録状況を確認することは困難と考えられます。具体的には、こちらの記事（取引先のインボイス登録番号を確認する方法 3選）で解説しておりますので、併せてご覧いただけますと幸いです。
最後に、取引先のインボイス登録状況を最も簡単に確認できる方法を紹介します。
以下は、取引先がインボイス発行事業者登録を行ったかどうかを簡単かつスピーディに確認することが出来る『easy Invoice Check』という株式会社トランザックが開発したクラウドサービスです。
『easy Invoice Check』は、自社で使っている取引先マスタ情報をCSVファイルにしてアップロードすることにより、取引先のインボイス登録状況を一括チェックすることができます。このシステムは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」および「法人番号公表サイト」とWeb-APIによって連携しており、当該国税庁のデータと照合することで、取引先のインボイス登録状況（登録番号や適用開始日、失効日など）を一括収集できるクラウドサービスになっています。
ユーザーは、取引先マスタなど自社内に存在するデータを準備するだけで良いので、殆ど手間をかけずに取引先がインボイス発行事業者登録を行ったかどうかを確認することが出来ます。確認結果をcsvファイルでダウンロードできるので、それを取引先マスタ等に反映すれば、仕入先の登録番号を事前に経理側で把握できるようになります。
Webアンケートで直接取引先に確認できる機能も付いているため、一人親方や個人事業主など、国税庁が公表していない取引先の登録状況についても確認することができます。
また、一度調べた取引先の登録ステータスに変更（課税→免税、免税→課税など）があった場合に、ユーザーに通知・照会する機能が開発中となっています。この機能が実装されれば、インボイス制度開始後にステータス変更があった場合にも適時に確認できるので、日々の経理業務の確認作業が大幅に削減できます。
ご興味を持たれた方は、サービスの紹介ページをご参照ください ➡ Link
最後に
インボイス制度への対応をできる限り混乱なくスムーズに対応するためには、仕入先のインボイス登録番号の把握と、それに応じた経理方針の方針構築が重要ということを説明させていただきました。
上記で紹介したサービスなど、必要に応じて外部サービスの活用などで皆さまの経理業務の負担軽減につながれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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